Tổ Chức Lễ Kỷ Niệm Thành Lập Công Ty

Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty là sự kiện trọng đại của một doanh nghiệp. Nhất là với các doanh nghiệp có quy mô lớn.

Những sự kiện kỷ niệm 5 năm, 10 năm, 30 năm… sẽ cực kỳ hoành tráng và đặc sắc. Vậy nên yêu cầu đối với lễ kỷ niệm rất khắt khe. Đòi hỏi nhiều sự sáng tạo, độc đáo cũng như những hiểu biết về doanh nghiệp. Để sự kiện có sự lồng ghép với văn hóa, con người và quá trình phát triển của công ty.

Thường các doanh nghiệp sẽ thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để tổ chức sự kiện lễ kỷ niệm. Bởi chỉ cần một rủi ro xảy ra cũng ảnh hưởng lớn đến mục tiêu và danh tiếng của doanh nghiệp. Mọi khâu, mọi bước từ khi lên ý tưởng đến khi tổ chức đều cần được giám sát chặt chẽ. Bạn nên hạn chế tự tổ chức hoặc thuê các công ty sự kiện non trẻ.

TỔ CHỨC LỄ KỶ NIỆM THÀNH LẬP CÔNG TY

1. Tổng quan tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty

- Lễ kỷ niệm thành lập công ty (corporate anniversary) không phải là sự kiện mà doanh nghiệp nào cũng có thể tổ chức.

- Bởi lễ kỷ niệm là sự kiện để tri ân, nhìn lại hành trình phát triển. Của ban lãnh đạo với toàn bộ nhân viên công ty, đối tác, khách hàng… Chu kỳ của lễ kỷ niệm cũng khác nhau. Phụ thuộc vào quy mô tài chính và nhân lực. Cũng như chiến lược phát triển, mở rộng của doanh nghiệp. Bởi sự kiện này cũng là một hình thức quảng bá thương hiệu hiệu quả.

- Ngày tổ chức lễ kỷ niệm thành lập là ngày sinh nhật công ty. Nhưng khi tổ chức hai sự kiện này lại có rất nhiều điểm khác nhau:

• Sinh nhật công ty là sự kiện nhỏ hơn. Thường chỉ được tổ chức tại văn phòng làm việc hay công xưởng sản xuất… Khách mời sẽ là toàn bộ nhân viên của công ty. Tổ chức tiệc cũng khá đơn giản và ấm cúng. Có thể chỉ là tiệc ngọt nhẹ và cắt bánh kem ăn mừng.

• Lễ kỷ niệm thành lập là sự kiện lớn. Có những mốc thời gian nhất định như 1 năm, 5 năm, 10 năm, 20 năm, 30 năm… Khách mời tham dự ngoài nhân viên công ty sẽ có cả khách hàng, đối tác, nhà cung cấp… Hoặc cả những cán bộ, công nhân viên nhà nước và các đơn vị báo chí. Địa điểm tổ chức thường là các hội trường, khách sạn… sang trọng, đẳng cấp. Cách trang trí tiệc và vận hành đòi hỏi kinh nghiệm cũng như năng lực cao. Vì vậy, các công ty sự kiện thường là đơn vị đồng hành cùng doanh nghiệp trong sự kiện này.

2. Kịch bản tổ chức lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty 

- Kịch bản là xương sống của mỗi sự kiện. Để có một sự kiện tốt bạn cần có bộ kịch bản chuyên nghiệp, sáng tạo.

- Đối với lễ kỷ niệm thành lập, kịch bản cần bám sát vào văn hóa, con người và quá trình phát triển của doanh nghiệp. Nhằm tạo nên nét đặc sắc, riêng biệt và thu hút. Ngoài ra, mỗi kịch bản cần là một câu chuyện hoàn chỉnh, ý nghĩa. Để có thể truyền tải toàn bộ dụng ý của sự kiện đến với khách mời.

Thông thường, nội dung chung của kịch bản ngày thành lập công ty sẽ như sau:

• Phần đóng khác và sắp xếp, ổn định vị trí.

• MC phát dẫn dắt vào sự kiện. Sau tiết mục nghệ thuật mở màn, đại diện công ty lên phát biểu lý do tổ chức. Đồng thời trình chiếu các tư liệu về công ty. Như lịch sử hình thành, quá trình phát triển, kết quả đạt được…

• Đại diện các bên khách mời lên phát biểu (đại diện cho lao động trong công ty, đại diện khách mời, đại diện nhà cung cấp…)

• Trao thưởng và vinh danh những nhân viên cống hiến và đạt thành tích tốt.

• Giao lưu: Đại diện công ty phát biểu lời cảm ơn đến khách tham dự. Các bên tặng quà cho nhau.

• Thực hiện nghi thức kỷ niệm như cắt băng, cắt bánh kem hoặc mở chai rượu 

• Khai tiệc: Mọi người cùng nhau thưởng thức tiệc (thường là tiệc mặn, có thêm món tráng miệng, hoa quả…)

• Kết thúc sự kiện

3. Quy trình tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty

- Quy trình 7 bước chuyên nghiệp trong sự kiện lễ kỷ niệm ngày thành lập doanh nghiệp.

3.1. Xác định chủ đề cho sự kiện

- Như đã lưu ý ở trên, chủ đề sự kiện cần cụ thể và rõ ràng. Phản ánh được nét riêng biệt của doanh nghiệp cũng như ngành nghề hoạt động kinh doanh. Một chủ đề tốt và sáng tạo là tiền đề tạo ra những điểm đột phá trong sự kiện. Từ lựa chọn nhân sự, trang trí, thiết kế, bố cục sân khấu… Tất cả hòa cùng làm một và tạo nên một sự kiện thành công.

Khi xác định chủ đề, eventer thường dựa vào: ngành nghề hoạt động, mục đích tổ chức, điểm nổi bật trong thời gian gần đây, giá trị, văn hóa công ty hướng tới…

3.2. Xây dựng tệp khách mời tham dự sự kiện kỷ niệm

Nếu bạn có thể kiếm soát chính xác lượng khách mời tham dự thì bạn đã tiết kiệm được 20% chi phí. Theo kinh nghiệm, đa số các sự kiện đều ước chừng sai số lượng khách tham dự. Và đặc biệt có một số sự kiện lượng khách mời chỉ bằng 50% so với dự kiến. Mỗi khách mời sẽ liên quan đến rất nhiều đầu chi phí. Từ địa điểm, bàn ghế đến tiệc tùng.

Khi đã có danh sách khách mời, bạn cần phân loại và dự kiến số phần trăm người tham dự. Nếu chưa từng tổ chức các sự kiện, bạn hoàn toàn có thể tham khảo ý kiến của các công ty tổ chức sự kiện. Họ sẽ có những gợi ý có ích cho bạn. Ngoài ra, bạn nên gửi thiệp mời càng sớm càng tốt để khách có thể chủ động sắp xếp thời gian tham dự.

3.3. Xác định thời gian và địa điểm tổ chức lễ kỷ niệm

Thời gian và địa điểm thường là hai câu hỏi đầu tiên khi nhắc đến một sự kiện. Vì vậy, kế hoạch tổ chức của bạn cần làm rõ được hai yếu tố này. Thường với các sự kiện dạng này, thời gian tổ chức sẽ bắt đầu từ giữa giờ chiều và kết thúc vào buổi tối. Bạn cần lưu ý lựa chọn khung giờ phù hợp để khách hàng có thể tham dự. Ngoài ra, còn tiện về việc ăn uống, tiệc tùng và cảm xúc thăng hoa.

Về địa điểm. Tùy thuộc vào số lượng và kế hoạch mà lựa chọn địa điểm ngoài trời hay trong nhà. Lễ kỷ niệm là một sự kiện lớn, vậy nên hãy thuê các địa điểm tổ chức sang trọng, phù hợp với chủ đề mà bạn lựa chọn. Ngoài ra, cần chú ý thêm về khâu setup, trang trí bối cảnh sự kiện cho phù hợp.

3.4. Tính toán chi phí dự trù tổ chức ngày thành lập công ty

Các doanh nghiệp thường gặp phải vấn đề phụ trội chi phí sự kiện. Tức là chi phí thực tế lớn hơn rất nhiều so với chi phí dự kiến ban đầu. Bởi tổ chức sự kiện là dịch vụ vô hình. Có rất nhiều các yếu tố bất ngờ và rủi ro. Vì vậy mà trên các bản hợp đồng tổ chức đều có phí quản lý sự kiện. Loại phí này còn thấp hơn rất nhiều so với những khoản bù đắp nếu doanh nghiệp tự tổ chức.

Xác định chi phí dự kiến sẽ phụ thuộc vào số lượng khách mời và những hạng mục mà doanh nghiệp muốn thực hiện. Từ các đầu việc đó định hình chi phí bỏ ra. Bạn cần có kinh nghiệm và thông tin chính xác để làm công việc này.

3.5. Xây dựng kịch bản sự kiện

Kịch bản là linh hồn, là xương sống của sự kiện. Vì vậy hãy chuẩn bị và tạo dựng kịch bản thật chuyên nghiệp và sáng tạo. Tránh nhai đi nhai lại những kịch bản cũ. Gây ảnh hưởng không tốt đến cảm xúc của người tham dự.

3.6. Tuyển chọn nhân sự và trang thiết bị cho lễ kỷ niệm thành lập

Lễ kỷ niệm là một sự kiện trọng đại. Vì vậy chúng tôi khuyên bạn nên lựa chọn những nhân sự chất lượng nhất cho sự kiện ở tất cả các vị trí. Từ PG, lễ tân, nhóm nhảy, nhóm múa đến mc, đạo diến sự kiện hay cameramen…

Trang thiết bị thường là dịch vụ đi kèm của các công ty tổ chức sự kiện trọn gói. So với các mức giá thuê lẻ ở các đơn vị nhỏ, giá thuê trọn gói tối ưu hơn rất nhiều. Ngoài ra, bạn còn được trải nghiệm hệ thống trang thiết bị sự kiện mới và hiện đại. Điều này góp phần không nhỏ vào sự thành công tất yếu của sự kiện.

3.7. Tổng duyệt, kiểm tra những vấn đề có thể phát sinh trong buổi lễ

Công việc này là nhiệm vụ của các đạo diễn sự kiện. Họ sẽ nhìm lại tổng thể các đầu công việc. Xem xét những trường hợp có thể xảy ra. Và đưa ra các quyết định. Ngoài ra, trước khi sự kiện bắt đầu, sẽ có một buổi dàn dựng thử sự kiện. Để tìm ra và thay đổi nếu có.

4. Tại sao không nên tự tổ chức lễ kỷ niệm thành công ty

- Lễ kỷ niệm vốn là một hoạt động trọng đại của doanh nghiệp. Và nó không được tổ chức thường xuyên. Vì vậy mà doanh nghiệp hoặc các đơn vị tổ chức non trẻ không có nhiều kinh nghiệm quản lý các sự kiện kiểu này. Sự thiếu hụt kinh nghiệm sẽ dẫn đến:

• Ý tưởng chủ đề, kịch bản tổ chức nhàm chán, quen thuộc. Không có nét đặc thù, cá tính và mới mẻ của riêng doanh nghiệp.

• Phát sinh thêm nhiều chi phí ngoài kế hoạch.

• Xảy ra sai xót khi tổ chức. Như vấn đề sự kiện, trang thiết bị, đường truyền, địa điểm tổ chức…

Điều này thật sự không đáng so với hiệu quả mà sự kiện mang lại. Lễ kỷ niệm ngày thành lập là hoạt đọng truyền thông, quảng bá hiệu quả. Ngoài ra, nó còn là cơ hội mở rộng mối quan hệ hợp tác. Tìm kiếm khách hàng, đối tác, nhà cung ứng… Rồi nó còn giúp cổ vũ, động viên tinh thần nhân viên. Gia tăng niềm tự hào về công ty mà họ đang làm việc. Vì vậy, sự kiện đỏi hỏi 100% thành công. Không có bất kỳ sai sót nào.

5. Dịch vụ tổ chức lễ kỷ niệm thành lập của Đông Anh Travel

Được thành lập từ năm 2016, với 8 năm kinh nghiệm tổ chức hàng nghìn các sự kiện lớn nhỏ. Đông Anh Travel tự hào sở hữu đội ngũ chuyên gia sự kiện hàng đầu trong lĩnh vực. Riêng về lễ kỷ niệm, Đông Anh Travel đã chính thức quản lý và tiếp nhận tổ chức hơn 600 sự kiện kỷ niệm thành lập công ty. Vì vậy, từ kịch bản, quy trình, chủ đề, ý tưởng. Đông Anh Travel hiểu rõ và có thể sáng tạo những ý tưởng đột phá.

Chúng tôi hiểu bạn muốn gì. Và chúng tôi sẽ thực hiện được việc đó với chi phí tối ưu nhất.

Với cương vị là công ty sự kiện chuyên nghiệp, Đông Anh Travel cam kết với quý khách hàng:

• Tổ chức sự kiện 100% thành công: mọi sự kiện được Đông Anh Travel tổ chức đều thành công rực rỡ và gây được hiệu ứng truyền thông tốt. Sự tỉ mỉ và tận tình của những chuyên gia sự kiện luôn khiến khách hàng hài lòng.

• 100% không phụ trội. Đông Anh Travel cam kết chi phí tổ chức sự kiện đúng hoặc thấp hơn so với kế hoạch đề ra. Dù có gặp phải bất kỳ trường hợp nào. 

• Trang thiết bị hiện đại đến từ Ý được Đông Anh Travel bảo dưỡng thường xuyên. Đảm bảo mang đến chất lượng tốt nhất cho sự kiện.

Đông Anh Travel có cam kết hợp tác với một số công ty quản lý ca sỹ, nhóm nhảy, nhóm múa, nghệ nhân. Vì vậy mà chi phí thuê nhân sự sẽ tối ưu và không bị bùng lịch hẹn.

 

Đang cập nhật...